Dopo aver organizzato con attenzione ed in ogni dettaglio un evento bisogna anche promuoverlo accuratamente.
In questo caso la strategia è fondamentale: un evento di successo deve adottare mirate strategie di comunicazione affinché possa ottenere visibilità, essere divulgato e raggiungere un pubblico vasto e potenzialmente interessato.
A determinare il successo di un evento, infatti, sono soprattutto le persone che decidono di prenderne parte: per promuoverlo efficacemente quindi bisogna definire il target a cui ci si sta rivolgendo e creare una comunicazione mirata che possa intercettare, attirare ed infine conquistare il pubblico.
Innanzitutto bisogna dare un nome interessante all’evento che possa non solo attirare l’attenzione del pubblico ma anche comunicargli in maniera chiara di che cosa si occuperà. Questo dovrà poi essere anche corredato di un logo riconoscibile ed interessante.
Nel momento in cui si organizza un evento si può ipotizzare di realizzare anche una locandina, dei flyer e dei volantini che pubblicizzino la manifestazione.
LE MAILING LIST PER PROMUOVERE UN EVENTO
Le mailing list sono strumenti di marketing che permettono di promuovere in maniera efficace un evento.
Le mailing list sono elenchi di indirizzi mail di un pubblico che potenzialmente può essere interessato all’evento. Queste liste possono essere state raccolte in precedenza ad eventi simili oppure si possono create da zero inserendo nel sito del proprio evento una sezione in cui potersi registrare per rimanere aggiornati sul programma e sulle tematiche da lui promosse.
I messaggi che verranno inviati al pubblico possono contenere, oltre alle informazioni dettagliate sulla manifestazione, anche altri contenuti informativi e di approfondimento riguardanti quel determinato settore.
Bisogna fare attenzione a non inviare mail difformi dall’argomento trattato ed anche a inviarne con una frequenza limitata perché si può pregiudicare l’interesse di chi le riceve, il quale potrà facilmente disiscriversi dal servizio.
Le mail inviate dovranno poi avere oltre che un contenuto accattivante anche una struttura semplice e graficamente piacevole in modo da poter essere lette facilmente, velocemente e con piacere.
Qualche giorno prima dell’evento si potrà inviare alla propria mailing list un messaggio di promemoria con tutti i dettagli e le informazioni necessarie per poter partecipare.
Nosilence è un’azienda di organizzazione eventi importanti a Roma ed offre consulenza circa la progettazione, l’organizzazione e l’allestimento di manifestazioni oltre che servizi di creazione e gestione di mailing list per i propri clienti.
IL RUOLO DEI SOCIAL MEDIA NELL’ORGANIZZAZIONE DI UN EVENTO
Anche le pubbliche relazioni sono strumenti efficaci che permettono di veicolare un maggiore pubblico all’interno di un evento.
Nell’era digitale le PR si sono evolute fino ad abbracciare anche la gestione dei social network: la presenza sulle piattaforme Facebook, Instagram e Twitter infatti è indispensabile per una strategia comunicativa di successo, anzi i social hanno permesso di amplificare le potenzialità delle pubbliche relazioni, coinvolgendo un pubblico maggiore e rendendo gli eventi ancora più popolari.
Se si organizza un evento, soprattutto di grandi dimensioni, è necessario curare dunque i contenuti, le immagini e le informazioni trasmesse dai principali social.
Si dovrà stilare un proprio e vero programma di promozione nel quale verranno pubblicate news ed informazioni interessanti secondo un calendario prestabilito. Bisogna però sapere a quale pubblico rivolgersi in modo da promuovere l’evento sui canali giusti e con i contenuti più pertinenti.
La condivisione da parte degli stessi utenti può, inoltre, allargare il bacino di utenza di un evento, aumentare la sua portata e la sua popolarità.
Nel caso si utilizzi un profilo Instagram, si dovrà scegliere hashtag accattivanti ma allo stesso tempo anche chiare e semplici, facilmente memorizzabili che poi potranno essere facilmente riconoscibili e condivisibili anche dagli altri utenti.
Si potrà creare l’evento anche virtualmente su Facebook: questo strumento permette di inserire tutte le informazioni necessarie ai partecipanti oltre che fotografie ed immagini per dare alla manifestazione maggiore visibilità.
Infine si può valutare una strategia di influencer marketing, coinvolgendo persone come gli ambassador, che possono diffondere l’evento facilmente tra i propri contatti e sui propri canali.
