Conservazione digitale dei documenti: cos’è e perché è fondamentale

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L’agenzia per l’Italia Digitale ha come obiettivo la digitalizzazione delle aziende, contribuendo alla diffusione di tecnologie che possono facilitare l’innovazione e la gestione dell’attività. Tra le varie strategie messe in atto vi è anche, e soprattutto, la conservazione digitale dei documenti, che consiste nella protezione dei documenti in formato digitale, al fine di poter garantire che ogni documento sia integro, autentico, affidabile, reperibile e leggibile. Proprio per questo, è l’AGID stessa a definire come i documenti possono e devono essere conservati. È chiaro infatti che l’utilizzo della tecnologia nella gestione dei documenti risulta essere non solo particolarmente efficiente e sicura, ma è anche ecosostenibile. Con il supporto tecnologico infatti è possibile dire definitivamente addio alla carta, alla plastica ecc.

Chi deve tenere l’archivio digitale dei documenti?

Sono molteplici i soggetti e le organizzazioni obbligati alla conservazione digitale dei documenti: le pubbliche amministrazioni e, in caso di vincoli normativi, anche le aziende private; tuttavia, seppur non obbligatoria, la gestione documentale digitale è sicuramente una soluzione pratica che consente di risparmiare spazio nei propri uffici, destinato alla conservazione dei documenti cartacei, ed inoltre si riesce a gestire meglio il tempo destinato a ricercare i fascicoli necessari. Avere un archivio digitale, infatti, consente di avere tutto a portata di mano con un semplice click.

Come vengono archiviati i documenti digitalmente

Gli archivi digitali possono essere tenuti in due modi differenti: in house o in outsourcing. Nel primo caso, l’archivio è presente nella struttura organizzativa. Le norme che disciplinano l’archivio in house sono quelle in materia di conservazione contenute nel DPCM 3/12/2013. Invece, la soluzione outsurcing, significa esternalizzare il servizio di archiviazione, affidandolo ad aziende specializzate nella gestione elettronica dei documenti accreditate dall’AgID. Quest’ultima soluzione è sicuramente da preferirsi se non si hanno competenze in maniera di archiviazione oppure non si ha intenzione di immobilizzare energie lavorative per svolgere un simile lavoro.

Differenza tra archiviazione e conservazione dei documenti

Molte volte il termine archiviazione viene utilizzato in una accezione impropria, ovvero come “conservazione” della documentazione concernente l’azienda. In realtà, si tratta di due approcci completamente differenti, seppur analoghi per certi aspetti. Archiviare un documento digitale significa salvare lo stesso in una memoria su un supporto durevole per poterlo consultare successivamente in caso di necessità. Diversamente, la conservazione documentale invece è leggermente più complessa, visto che si traduce in una serie di procedure di classificazione e protocollazione dei documenti stessi. Tutto ciò deve essere garantito fin dalla fase genetica del documento stesso ed è per questo che occorre possedere tutta una serie di competenze che permettano di farlo in modo corretto, ovvero, così come previsto dalla legge. In questo modo è possibile garantire la giusta sicurezza alla documentazione aziendale nonché effettuare l’indicizzazione dei dati e comprendere lo “stato” dell’organizzazione sotto diversi punti di vista, specialmente quello fiscale. Vien da sé infatti che questo procedimento è particolarmente utile per i controlli dei flussi economici dell’azienda, non è un caso infatti se la legge prevede dei veri e propri obblighi di archiviazione e conservazione della documentazione concernente alcune attività organizzate.