Contabilità: come verificare la correttezza del codice fiscale nelle fatture da registrare

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L’attività contabile richiede particolare attenzione nel rispetto delle normative, al fine di gestire in modo efficiente la fatturazione elettronica.

Le fatture digitali, infatti, prevedono una serie di requisiti per essere accettate dal Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, per ottenere la convalida e superare i controlli.

In particolare, bisogna verificare una serie di informazioni nelle fatture da registrare, ad esempio controllando l’esattezza del codice fiscale fornito dai clienti privati, in quanto da luglio 2019 sono in vigore i nuovi criteri di accertamento.

Capita sempre più spesso infatti che un cliente privato richieda l’emissione di una fattura (e non il semplice scontrino fiscale) per l’acquisto di un prodotto o servizio, ad esempio per poter usufruire dei vari Ecobonus e detrarre le spese per la riqualificazione energetica della propria abitazione.

Come controllare la correttezza del codice fiscale nelle fatture

Non è raro che una fattura venga rifiutata dal Sistema di Interscambio a causa della non correttezza del codice fiscale. Ciò può succedere perché il cliente privato ha fornito un codice fiscale errato al momento della fatturazione.

In questo caso, l’invio al Sistema di Interscambio della fattura potrebbe generare un errore per codice fiscale errato e la fattura verrebbe scartata dal Sistema.

Se ciò accade l’unica soluzione è quella di richiedere al cliente di indicare il codice fiscale giusto e inviare nuovamente la fattura.

Per prevenire questo tipo di errori è possibile effettuare un controllo rapido usando dei programmi online, verificando il codice fiscale inverso su portali dedicati come CodiceFiscale.it. Infatti, basta inserire il codice fiscale fornito dal contribuente per verificarne la correttezza formale e risalire con un click al nome, al cognome, al sesso, al luogo e alla data di nascita. In questo modo, è possibile accertare l’autenticità del codice fiscale, senza scomodare il cliente ed evitando errori nella registrazione delle fatture.

In casi di clienti esteri, quindi senza partita Iva o muniti di un codice fiscale non italiano, sul sito web dell’Agenzia delle Entrate si possono trovare tutte le indicazioni in merito, con i codici da utilizzare per i vari campi della fattura elettronica, come IdCodice e Codice destinatario.

Se invece il titolare di partita Iva fornisce solo il codice fiscale bisogna prestare attenzione, in quanto questo tipo registrazione implica che l’acquisto avvenga come contribuente privato e non in riferimento all’attività professionale o d’impresa.

Fattura con codice fiscale sbagliato: cosa succede e come risolvere

Il controllo del codice fiscale inverso può essere utile in diverse situazioni. Il Sistema di Interscambio, infatti, non accetta fatture elettroniche con un codice fiscale errato, poiché in questo caso il documento non supera i controlli e viene rifiutato.

Si tratta di una funzionalità importante, in quanto evita qualsiasi tipo di disguido nella registrazione della e-Fattura, tuttavia non sempre ciò accade in quanto la sigla alfanumerica sbagliata potrebbe coincidere con quella di un’altra persona.

Ad esempio, basta appena un piccolo errore di una lettera o numero del codice fiscale per identificare comunque un contribuente, quindi se non ci sono altri riferimenti come la partita Iva il sistema dell’Agenzia delle Entrate potrebbe accettare la fattura elettronica, anche se il codice fiscale non è quello del cliente.

Per evitarlo è opportuno verificare sempre la sigla fornita, soprattutto se si tratta del primo inserimento in fattura, infatti in pochi istanti è possibile controllare che le informazioni siano effettivamente corrette con il sistema del codice fiscale inverso.

Se invece la fattura elettronica è stata accettata dal Sistema di Interscambio, ma ci si accorge che il codice fiscale inserito era errato, non è possibile annullare il documento ed emetterne uno nuovo, ma bisogna realizzare una nota di variazione.

La rettifica di una fattura già emessa può essere effettuata entro un anno, quindi anche dopo accertamenti contabili successivi alla registrazione, inserendo il motivo dell’errore e specificando la volontà di stornare la fattura.

A tutti gli effetti può essere considerata una nuova fattura elettronica, la quale infatti sarà inviata dal Sistema di Interscambio al contribuente come se fosse un documento di prima emissione. Ovviamente, quando ci si accorge dell’errore è importante avvisare subito il cliente, cercando di evitare questo tipo di problematiche effettuando tutti i controlli necessari prima della registrazione della e-Fattura, per risparmiare tempo e tutelarsi contro questo tipo di disguidi.