Firma elettronica: i vantaggi delle firme online

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Una firma autografa possiede delle caratteristiche, potremmo definirle delle qualità, che fino a poco tempo fa era difficile uguagliare con altre tipologie di firma. Sostanzialmente si tratta del fatto che una firma autografa deve essere apposta dal singolo soggetto in presenza, cosa che ne attesta a tutti gli effetti l’identità. Da alcuni anni esiste anche la possibilità di utilizzare la firma elettronica, con il medesimo valore legale delle versione autografa.

Come funziona la firma elettronica
La firma elettronica è uno strumento che viene utilizzato in modo da mantenere a distanza i firmatari di un documento. Si tratta però a tutti gli effetti di una firma vincolante, perché le aziende che offrono questo tipo di strumento certificano che il singolo soggetto, precisamente identificato, abbia apposto la singola firma. In pratica è “come se” avesse firmato di persona, in presenza; solo che lo ha fatto a distanza, direttamente online. Si può quindi utilizzare una firma pdf, su un documento in tale formato, che mantiene in modo completo la propria formattazione. La firma elettronica è però disponibile per qualsiasi formato di documento.

Quali sono i principali vantaggi
I vantaggi correlati all’utilizzo della firma elettronica sono molteplici, a partire dalla maggiore praticità di questo metodo per apporre una firma. Un dirigente potrà firmare tutti i documenti ricevuti in giornata direttamente dal computer di casa, senza dover andare necessariamente in ufficio. Allo stesso modo un cliente o un fornitore che si trova a migliaia di chilometri di distanza dal partner commerciale potrà firmare un contratto legalmente vincolante senza uscire dall’ufficio. Si pensi poi al fatto che non servirà stampare tutte le pagine di un contratto, cosa che necessariamente porta a un enorme spreco di carta ogni anno per le aziende: i singoli documenti possono rimanere nel formato digitale, pur ricevendo le necessarie firme. Meno tempo sprecato, minori spostamenti necessari, tante opportunità di risparmio per ogni azienda che sfrutta la firma elettronica in modo regolare.

La firma elettronica in Italia
Sono numerose le società che offrono il servizio di firma elettronica; uno di questi è ad esempio yousign.com, un servizio disponibile sul sito, offerto ad aziende e a privati. Si tratta di una società tutta europea, che garantisce le firme elettroniche per i propri clienti, proponendo un servizio completamente online, molto facile da utilizzare.

Come funziona
Per utilizzare il servizio di firma elettronica è sufficiente caricare i documenti da firmare direttamente sul sito della società che offre il servizio. Quest’ultima ne garantisce la totale sicurezza, anche dal punto di vista della confidenzialità dei contenuti, che sono a disposizione esclusiva dei firmatari. Ogni soggetto che deve apporre la propria firma elettronica avrà accesso al formato elettronico del documento, per poterlo leggere in tutte le sue parti. Il processo di firma avviene caricando online copie digitali dei documenti di identità di ogni singolo firmatario. La società che offre tale servizio certifica l’assoluta veridicità delle firme, ma si perita anche di conservare i documenti nel corso del tempo, in modo che sia impossibile manometterli.