Ict: l’esperto, per digitalizzazione professionisti usano strumenti inappropriati

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Milano, 27 mar. (Labitalia) – “Il mondo dei professionisti ha ormai compreso come sia imprescindibile una gestione più evoluta, e quindi digitale, dei documenti. Troppo spesso, però, la digitalizzazione dei documenti avviene con strumenti inappropriati. Spesso ci si accontenta di un oggetto come i dispositivi multifunzione che già si possiedono per iniziare dei processi di trasformazione digitale che di fatto richiederebbero l’uso di periferiche più evolute”. A dirlo Massimiliano Grippaldi, regional sales manager di Pfu (Emea) Limited ed esperto del settore.

Per diversi professionisti, “lo scanner è ancora una lastra orizzontale di vetro, collocata su una stampante multifunzione: una soluzione ingombrante, che oramai appartiene al passato e non è paragonabile agli attuali scanner in commercio”. “Con le recenti soluzioni a disposizione, tra cui gli scanner portatili, passare al digitale diventa più facile per le aziende, in particolare modo per i commercialisti e i consulenti”, dice.

La scansione digitale dei documenti offre agli operatori contabili maggiori vantaggi, perché le funzioni presenti nei moderni scanner professionali Fujitsu trovano applicazione in molti degli scenari in cui un operatore contabile opera ogni giorno. Il software di riconoscimento testi fa risparmiare tempo, rendendo più facile la ricerca dei documenti, senza dover scartabellare nei raccoglitori o cercare tra i fogli sparsi sul tavolo, mentre i dati vengono elaborati più in fretta, senza doverli inserire manualmente.

Anche la possibilità di scansionare fogli multipli in un solo passaggio è un gran risparmio di tempo. Per acquisire 50 documenti uno alla volta si potrebbe impiegare anche mezz’ora, mentre con la scansione in serie si possono acquisire 50 documenti in meno di due minuti. Dotando ogni operatore di uno scanner professionale da scrivania o portatile con il quale acquisire velocemente qualsiasi documento, si può ottenere un notevole risparmio di tempo integrando pile di documenti cartacei in processi digitali semplicemente premendo un tasto, operazione che non richiede particolari competenze tecniche da parte dell’utente.

Con gli attuali scanner professionali si possono inviare i documenti al software di contabilità preferito, tramite la maggior parte dei dispositivi più diffusi: dai tablet o smartphone che usano Android o iOS ai Ppc o ai Mac, e persino al cloud software preferito.

Con gli scanner Fujitsu ScanSnap è possibile integrare ogni documento acquisito in un quick menu con pochi clic del mouse e poi trasferirlo dal quick menu all’applicazione desiderata. Ad esempio, è possibile convertire una tabella stampata direttamente in un foglio excel editabile. Il quick menu può essere configurato anche come software scan-to-cloud, in modo da inviare automaticamente i documenti al servizio cloud selezionato. Tra questi sono compresi alcuni dei principali software di contabilità in cloud e di gestione fatture come ad esempio: quickbooks online software di contabilità leader del settore; expensify per la gestione di ricevute e spese e l’integrazione della contabilità al passo con i più innovativi strumenti di contabilità e di flusso di lavoro del settore; concur expense: per la gestione delle ricevute e l’automazione delle note spese; shoeboxed che trasforma le ricevute in un archivio online organizzato.