La fatturazione elettronica e conservazione: cosa c’è da sapere

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Il 2019 delle aziende italiane è iniziato con una grande novità che si chiama fatturazione elettronica. Tutte le realtà imprenditoriali hanno dovuto far fronte all’acquisto di un software per la fatturazione elettronica che sia anche software conservazione sostitutiva fatture elettroniche. Ma procediamo con ordine: cos’è la fatturazione elettronica?
La fattura elettronica è un documento digitale che include i contenuti e i dati del mittente in modo sicuro evitando la necessità di stampa. Per legge la trasmissione delle fatture elettroniche deve avvenire attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) che l’Agenzia delle entrate gestisce supportata dalla Sogei.
Quelle non inviate con questa modalità vengono considerate non emesse, il titolare di partita IVA deve pagare eventuali sanzioni derivanti dalla violazione di quest’obbligo e il cliente non può detrarre l’IVA relativa a questa transazione.
Il Sistema di interscambio riceve le fatture elettroniche, le controlla e procede a trasmetterle all’ufficio a cui è destinata. Nello specifico, quando i documenti in XML arrivano al SdI, il sistema controlla:

1. che ci siano i dati essenziali della fattura richiesti dalla legge, ovvero i dati di emittente e destinatario, numero di fattura, data di emissione, descrizione dei beni o prodotti venduti, dati IVA, totali.

2. che siano stato indicato un indirizzo telematico a cui spedire la fattura (Codice Destinatario o PEC)

Nel caso in cui le informazioni siano corrette, il SDI (al pari di un postino) provvede a inoltrare la tua fattura al destinatario specificato nel documento e a inviarti poi una ricevuta di recapito che riporta i tuoi dati oltre alla data e l’ora di consegna del documento.

Conservazione fatturazione elettronica

Altro fattore da tenere in considerazione è il concetto di conservazione della fatturazione elettronica. Dal 3 maggio 2019, e per i successivi 60 giorni, i contribuenti possono comunicare all’Agenzia delle Entrate l’adesione al servizio di consultazione e acquisizione dei documenti fiscali e dei duplicati elettronici. In caso di mancata adesione, l’Agenzia memorizza, rende consultabile e scaricabile il file xml della fattura elettronica solo fino al momento in cui la fattura non viene recapitata. Una volta consegnato il documento, le informazioni relative a natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi oggetto dell’operazione vengono cancellate.
Nei mesi scorsi il meccanismo di conservazione delle fatture elettroniche è stato uno dei temi centrali nel botta e risposta tra l’Agenzia delle Entrate e l’Autorità Garante per la privacy. Regole non chiare sul sistema di memorizzazione dei contenuti e una mancata assunzione di responsabilità nel trattamento dei dati personali, le due principali motivazioni su cui il Garante ha basato le sue critiche.
L’Agenzia delle Entrate rende disponibile, per la consultazione e l’acquisizione, l’intero file delle fatture elettroniche, e di conseguenza ne effettua la memorizzazione, solo nel caso in cui l’operatore IVA o il consumatore finale abbia effettuato espressamente l’adesione al servizio di consultazione, tramite l’apposita funzionalità disponibile sul portale.
I file delle fatture elettroniche memorizzati vengono cancellati entro 30 giorni dal termine del periodo di consultazione: 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di ricezione da parte del Sistema di Interscambio.