Saper dire di no: “Tu sei il principale ladro del tuo tempo”

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Fermiamoci un attimo, arriveremo prima, dicono gli arabi per attraversare il deserto. Se non si fanno delle pause ogni tanto, si rischia anche di non arrivare. Anche in Formula Uno, a Fermiamoci un attimo, arriveremo prima, dicono gli arabi per attraversare il deserto. Se non si fanno delle pause ogni tanto, si rischia anche di non arrivare. Anche in Formula Uno, a volte, un “pit stop” in più aiuta a vincere la gara. Nella gestione del tempo, vale lo stesso principio: fermarsi per fare il punto della situazione aiuta a riprendere meglio il cammino: bisognerebbe trattare il tempo come si tratta un vero amico, dedicandogli del tempo. In altri termini, il tempo è una risorsa che non si fa gestire da nessuno. E’ da sempre lo stesso e nessuno può cambiarlo (immodificabile), ha i suoi confini (limitato) invalicabili (rigido) ma è prevedibile (regolare) e ha lo stesso valore per tutti (universale). Non si può “mettere via” (non è immagazzinabile), non c’è restituito (irrecuperabile), si consuma progressivamente e perciò l’unica cosa che possiamo fare è gestire noi stessi nel tempo. Quando ci sentiamo stressati e quando diciamo che non abbiamo tempo per fare alcune cose, in realtà stiamo implicitamente dicendo che abbiamo dovuto o voluto fare altre cose, oppure che non abbiamo saputo fare diversamente. E’ l’uso del tempo che indica le priorità “di fatto”. E’ l’istinto che porta a fare noi ciò che potremmo far fare ad altri, a continuare a fare nello stesso modo qualcosa che potremmo fare diversamente in minor tempo, a non aggiornarci e quindi a non risparmiare tempo. E’ la ragione che ci deve far riflettere che il tempo è indispensabile ma è una risorsa fungibile, integrabile, sostituibile con altre risorse. Ma anche per ragionare abbiamo bisogno di tempo. “Il tempo è denaro”, recita un vecchio proverbio. E, come il denaro, c’è chi non ne ha e chi ne ha troppo, chi sa risparmiarlo e chi usarlo correttamente. Chi non ne ha deve riflettere su cosa fa per averlo. Chi lo spreca deve riflettere su quanto durerà questa condizione di vita. Fra i due poli estremi c’è un giusto livello di efficienza ed efficacia. Efficienza significa risparmiarlo, evitando sprechi ma facendo attenzione anche alle privazioni eccessive. Efficacia significa destinarlo alle cose “giuste”, che ci occorrono prioritariamente, che sono quelle che hanno un impatto diretto verso i propri scopi di vita o professionali. “Il tempo non basta mai”. Quante volte ce lo siamo detto? Purtroppo è vero ed è di magra consolazione pensare che lo dicessero anche nell’antica Grecia o nell’antica Roma. Oggi, poi, la globalizzazione e i continui e rapidissimi cambiamenti socio-economici, tecnologici, commerciali, rendono ancora più drammatica questa verità. Se non altro perché cresce esponenzialmente il tempo da dedicare all’aggiornamento delle proprie competenze. “Se avessi più tempo…” è un’invocazione inutile sia perché, come si è detto, non possiamo “gestire” il tempo e sia perché, con più tempo, continueremmo a fare –bene o male- ciò che stiamo facendo –bene o male. E il problema essenziale resta sempre lo stesso, vincolato a tre domande: – sto usando il mio tempo in modo efficiente ed efficace ? – sto risparmiando tempo ? – sto definendo correttamente le priorità ? “Tutto è importante, tutto è urgente”. Potrebbe essere lo slogan di molte organizzazioni e di molti individui. L’istinto porta a non distinguere fra importanza e urgenza. Eppure sono questi i due criteri principali con cui definire le priorità, ma con una forte differenza in termini d’impatto anche a livello psicologico. Quanto più facciamo priorità per importanza, tanto più siamo noi che gestiamo. Quanto più seguiamo il criterio dell’urgenza, tanto più ci facciamo gestire. In altri termini, l’unico criterio-guida dovrebbe essere quello dell’importanza del problema da risolvere, della situazione da gestire, della cosa da fare, per noi stessi o per l’organizzazione alla quale apparteniamo. Di volta in volta, dovremmo perciò chiederci: questa cosa a che serve ? quale risultato mi fa ottenere ? quanto è importante questo risultato ? che valore ha per me o per la mia organizzazione ? Solo questa riflessione può consentirci di non fare un’altra cosa (ad esempio: cancellare un appuntamento, non rispettare una scadenza.) anche se irreversibile (cioè, non sarà più possibile farla) o “a dinamicità negativa” (cioè, più tempo passa e peggio è). Tra una persona che lavora dieci ore, ma riesce a definire la maggior parte delle priorità valutando l’importanza delle cose da fare e una che lavora cinque ore, ma segue solo il criterio dell’urgenza, è sicuramente più stressata quest’ultima. La maggiore criticità si ha quando si sommano i due criteri dell’importanza e dell’urgenza, dando luogo così a una situazione di emergenza. Ma anche in questo caso, a ben vedere, il “driver” mentale è una considerazione d’importanza, rafforzata dall’urgenza, in altre parole dalla dinamicità negativa dell’evento. Ad esempio, se abbiamo un doloretto, l’appuntamento dal medico lo cancelliamo se riteniamo più importante fare altre cose. Ma se il sintomo peggiora notevolmente, la visita dal medico balza al primo posto delle nostre priorità. Tutti quelli che, sul lavoro, si sentono in “emergenza continua”, dovrebbero chiedersi: se domani fossi costretto ad assentarmi per qualche giorno, cosa succederebbe? Scoprirebbero così che le cose realmente importanti, non rinviabili e non delegabili, sono pochissime. Il laboratorio L’incontro sarà riservato a un minimo di 8 partecipanti e a un massimo di 16 con una modalità d’incontro molto attiva e role play con feed back immediato e correzione dei punti di debolezza. Il modello didattico prevede l’approfondimento anche di una “agenda intelligente” e la possibilità di intervenire nei confronti dei propri ladri di tempo. Il 20/21 marzo al Convento hotel san Francesco al Monte in Corso Vittorio Emanuele a Napoli. Il costo per l’intero seminario che prevede anche materiale didattico ad hoc, un fascicolo di metodo, l’agenda e un attestato di partecipazione è di euro 150. Per informazioni e per l’iscrizione si può scrivere a ugo.righi@gmail.com entro il 15 marzo.