Software contabilità: cos’è e perché è così importante

62

La tecnologia sta dando una spinta incredibile al mondo del lavoro. Le aziende, infatti, possono contare su alcuni strumenti che fino a qualche anno fa sembravano essere impossibili da ottenere e che oggi si dimostrano non solo molto utili, ma addirittura indispensabili.

Il reparto amministrativo, si sa, è il cuore pulsante dell’azienda e per questo deve svolgere il proprio compito con la massima precisione. Oggi i dipendenti di questo reparto possono utilizzare un programma per la contabilità aziendale che non solo facilita il lavoro, ma lo rende più veloce e riduce il rischio di errori.

Ovviamente sul mercato sono presenti diverse proposte che variano in base alle diverse esigenze delle aziende. Per questo motivo, prima di scegliere per un software di contabilità, è importante considerare le aspettative, le esigenze, e le possibilità che si hanno a disposizione. Questo perché i moderni programmi per la contabilità offrono funzioni diverse che possono essere personalizzate in base alle proprie necessità.

Definire le esigenze

Il primo passo, dunque, per scegliere un programma di contabilità è di definire le esigenze. Il programma deve essere in grado di supportare il nostro lavoro facendoci ottenere un risparmio di tempo (e di denaro) e semplificando il lavoro. Chi lavora nel reparto amministrativo riesce ad essere più veloce e quindi più efficiente utilizzando un software di ultima generazione.

E ciò si traduce in un risparmio economico per l’azienda anche da un punto di vista dei materiali da utilizzare visto che gran parte dei processi viene digitalizzata e per questo motivo si ha un risparmio sull’utilizzo della carta da stampare e così via.

Il mercato offre caratteristiche diverse e pacchetti completi che magari si addicono maggiormente ad aziende dalle grandi dimensioni e che operano su grandi flussi. Per le aziende più piccole è possibile scegliere per pacchetti più semplici ma allo stesso modo efficienti. L’obiettivo resta quello di digitalizzare i processi all’interno del reparto amministrativo abbattendo così i tempi da dedicare alla burocrazia e dicendo addio alle montagne di carte con cui spesso gli addetti ai lavori si trovano a dover fronteggiare.

Per tenere bene in mente quelle che sono le esigenze può essere utile effettuare un’analisi dei processi interni in modo da individuare in tempo le reali mancanze sulle quali intervenire.

Le caratteristiche

Sono diverse le caratteristiche che deve avere un buon programma per la contabilità aziendale per essere efficiente ed utile. Alla base ci sono sempre le normali funzionalità di un software gestionale come la contabilità e l’amministrazione, il ciclo passivo, il ciclo attivo, il magazzino e la produzione.

Nel corso degli ultimi anni però i software sono stati arricchiti dalla possibilità di gestire la fatturazione. Dopo l’introduzione della fatturazione elettronica, infatti, questi programmi sono diventati sempre più richiesti anche per gestire quelle che sono le fatture in entrata e le fatture in uscita.

Il software permette, d esempio, di generare dei file in XML che sono collegati ad un servizio Hub che si occupa della trasmissione verso il Sistema di Interscambio in modo da essere sempre pronti ad ogni evenienza.

Stesso discorso per la gestione del magazzino che diventa sempre più importante soprattutto nel caso di aziende dalle grandi dimensioni che hanno a che fare con migliaia di articoli ogni giorno. Un buon programma è in grado di verificare sempre gli stock di merce a disposizione e dà la possibilità di stimare l’esaurimento delle scorte in modo da pianificare per tempo il riordino dei prodotti da mettere poi sul mercato.

Per quanto riguarda le funzionalità più specifiche parliamo, ad esempio, delle commesse e controllo di gestione per gestire una contabilità analitica attraverso centri di costo e commesse, oltre alla redditività dei progetti. Inoltre i programmi consentono di gestire i contratti di manutenzione e tutti gli interventi programmati, così come è possibile realizzare elaborati riguardanti i dati di vendita, di acquisto e così via.

Si tratta dunque di programmi divenuti indispensabili nel corso del tempo e che si rivelano sempre più utili per qualsiasi tipo di azienda. D’altronde quello della digitalizzazione è un processo ormai avviato da tempo e le diverse realtà imprenditoriali non possono far altro che adattarsi e sfruttare tutte le potenzialità che offre il mondo della tecnologia.