Time management, i segreti per riappropriarsi del tempo professionale

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(Adnkronos) – “Tutto è legato al tempo, dalla biologia, alle attività di tipo professionale e sociale, e si tratta della risorsa più democratica che esiste in natura. L’orientamento lavorativo a cui siamo abituati lega il salario a un valore orario; il tempo, quindi, incide sulle nostre prestazioni ma anche sulla nostra vita”. Lo dice all’Adnkronos/Labitalia Roberto Castaldo, performance management specialist e unico italiano nella classifica Global gurus tra i trenta migliori professionisti nella gestione del tempo.  

“Un corretto equilibrio tra vita professionale e personale – spiega -aumenta la produttività e il benessere, così come l’autorevolezza e la percezione del valore all’interno di un’organizzazione. Per questa e altre ragioni, saper padroneggiare al meglio il time management è una competenza sempre più necessaria al giorno d’oggi”. 

“A prescindere dal contesto in cui si opera – prosegue – tutte le fasce di età sperimentano stanchezza mentale in relazione a una cattiva gestione del tempo. Ad accomunarci è spesso una sensazione di sofferenza e ingratitudine, come se il tempo fosse gestito da qualcun altro o qualcos’altro. Una condizione molto provante che può essere affrontata con piena autonomia e responsabilità grazie al time management”. 

“L’aspetto principale – fa notare Roberto Castaldo – è segmentare bene gli obiettivi e lavorare per task operativi e check list: se spezzettato in diversi passaggi, qualsiasi obiettivo diventa raggiungibile. Iniziare con una stima del tempo necessario per ogni singola attività, impegnandosi a rispettare le previsioni, evita distrazioni e distorsioni di tempo. Siamo spesso distratti da contesti differenti tra loro; una soluzione è creare delle routine e degli spazi in cui essere completamente focalizzati sul ruolo che ci è richiesto in quel momento, sia esso professionista, collega, genitore e partner”. 

I nemici principali di un time management efficace? “Una distorsione nel concetto di tempo, la mancanza di priorità e il non saper dire di no, concentrandosi su attività senza fine”. 

L’esperto ha elaborato una teoria racchiusa nel libro ‘Time Management Sistema 21’, edito da KPI – Centro Studi Performance: “La teoria su cui si basa il libro è stata sperimentata su un ampio campione, che applicandola ha migliorato le proprie prestazioni del 34% nel 78% dei casi. L’idea è quella di riuscire a sezionare le attività, dividendole in blocchi di 21 minuti. Questo tipo di organizzazione, unito a una routine operativa nella fase di goal setting, migliora non soltanto la produttività, ma anche l’umore delle persone. Scientificamente, inoltre, sapere che si ha a disposizione un tempo ridotto per effettuare un’azione ci porta a performare al massimo: la percezione della scarsità delle risorse attiverà i nostri bisogni, dandoci la motivazione per agire. L’obiettivo del time management, in definitiva, è sentirsi motivati e produttivi, gestendo al meglio il proprio tempo, generando un forte impatto sull’ambiente sociale circostante e quindi sulle relazioni, di qualsiasi tipo esse siano”.