L’organizzazione di un evento aziendale richiede una attenzione particolare a tutti quei dettagli che possono fare la differenza. Tutti, infatti, conosciamo l’importanza di un evento aziendale che – se ben fatto – può dare uno slancio decisivo alla nostra attività. In primis, perciò, è importante trovare la sala conferenza adatta alle nostre esigenze. Come fare?
A seconda dell’evento verrà preferito un hotel in pieno centro storico o un agriturismo lontano dal caos urbano, se non piuttosto un centro congressi in una zona periferica ma facilmente raggiungibile da caselli autostradali e stazioni ferroviarie. Le variabili sono tante e solo degli strumenti ad hoc consentono di intercettare le proposte davvero appropriate.
Cercare la sala online
Come in ogni ambito, anche in questo la rete ci offre un grande aiuto. Ci sono, infatti, alcuni portali che consentono di cercare le migliori sale conferenze che rispondono esattamente alle nostre esigenze. Per identificare la struttura di proprio interesse, sono sufficienti pochi istanti: l’iniziale ricerca avviene in relazione alla località presso la quale si intende programmare l’evento, i risultati ottenuti possono essere ulteriormente raffinati.
Le caratteristiche
Tra gli elementi chiave da valutare nella scelta di sale conferenze che facciano sentire a loro agio tutti i partecipanti all’evento c’è la grandezza. Ciò non vuol dire che una sala per andar bene debba essere enorme ma neanche di dimensioni troppo ridotte. Capita a volte di partecipare a convegni in cui ci si trova a stare seduti per terra con la giacca appoggiata su una gamba e il blocco per appunti in bilico sull’altra, la schiena che inizia a far male e l’attenzione che cala prima del dovuto. All’opposto succede di trovarsi in una sala con tanti posti vuoti sentendosi isolati e con la sensazione che l’evento non sia poi così interessante e utile visto che ci sono poche persone presenti.
Sembra banale quindi ma la dimensione perfetta di una sala meeting deve essere definita in base al numero di partecipanti all’evento per non risultare né troppo grande né troppo piccola. Devono stare tutti seduti comodamente ma non risultare dispersi in ambiente enorme. Altri elementi fondamentali di cui tenere conto sono l’altezza della sala – caratteristica importante sia per una corretta areazione, sia a livello estetico che per una più generale prima valutazione dell’acustica – e l’illuminazione. Quest’ultima può essere sia naturale che artificiale, l’importante è che si adatti con gli obiettivi del meeting e con l’arredamento complessivo della sala.
Occhio, inoltre, alle dotazioni tecnologiche. Un evento aziendale avrà maggiormente successo se a supportarlo ci saranno strumenti tecnologici a sostegno dei relatori e che consentiranno ai partecipanti di assistere in maniera attiva alle diverse fasi dell’evento.
Molto importante sarà l’acustica delle sale conferenze, che deve essere pressoché perfetta in qualsiasi punto della sala, così come la connessione ad internet via wi-fi deve essere garantita a tutti. Tanti piccoli accorgimenti che possono rendere perfetta la sala convegni e che – allo stesso momento – daranno la spinta decisiva al nostro evento aziendale rendendolo semplicemente indimenticabile e di successo.
