Giappone, l’importanza di esser chiari

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A cura di Alfonso Vitiello I giapponesi prediligono la metodicità, la chiarezza e la precisione delle informazioni. Il modo in cui si presenta la propria azienda è fondamentale specialmente durante i primi A cura di Alfonso Vitiello I giapponesi prediligono la metodicità, la chiarezza e la precisione delle informazioni. Il modo in cui si presenta la propria azienda è fondamentale specialmente durante i primi contatti. Nelle presentazioni e negli incontri è bene distribuire almeno un catalogo che illustri gli aspetti principali dell’azienda (ragione sociale, indirizzo, fatturato, numero di dipendenti, linee di prodotto), ma anche altro materiale informativo, per esempio sulle tecniche dei prodotti e sulle certificazioni ottenute. Tutto il materiale dovrebbe essere disponibile almeno in inglese e ovviamente è più apprezzato se in giapponese. Va comunque riposta attenzione nella qualità del tradotto, evitando che testi imprecisi e informazioni non accurate possono fornire un’immagine poco professionale della propria azienda. Importantissimo è il biglietto da visita: primo passo di presentazione quando si incontra una persona nell’ambito degli affari: non averne è una grave mancanza di etichetta e di bon ton. Negli incontri con i quadri aziendali, bisognerà distribuire biglietti da visita a tanti quanti sono i componenti del meeting. Il biglietto da visita in Giappone va posto con due mani, e rigorosamente messo sul desk se si tratta di un meeting: in modo tale da ricordare il nome dell’interlocutore e chiamarlo con giusto nome. Il biglietto ricevuto non va messo in disparte ma ben tenuto in vista. Altro elemento importante per un buon andamento dei primi approcci nella società giapponese è il regalo: gadget oppure prodotti gastronomici provenienti dalle regione italiane. Un gesto che risulterà senz’altro molto utile per il prosieguo degli affari. Se le persone al meeting iniziale sono più di una allora il regalo va indubbiamente omaggiato al capo delegazione. Per gli affari importanti va data molta importanza ai contatti diretti con un Presidente e o a chi ne fa le veci. L’uso di un interprete è essenziale per eliminare la barriera iniziale. A tal fine meglio procedere alla stesura e traduzione dei trattati da intraprendere in anticipo. Il metodo più efficace per farsi conoscere in Giappone e quello di essere presentati da persone conosciute e stimate che siano ben introdotte negli ambienti in cui si intende penetrare. Senza alcun tipo di presentazione in genere si produce un risultato negativo. Il consiglio è quindi quello di evitare, se possibile, il direct approach, cercando invece una persona, un ente una istituzione che aiuti a stabilire il contatto iniziale. Le fasi iniziali sono sempre le più complicate e difficili, può essere utile avvalersi di presentazioni di Camere di commercio, Istituti di commercio estero, Ambasciate e Consolati.